Voir, c’est croire : gestion et visualisation des données pour les programmes de sécurité de grande envergure
Pour prendre des décisions, des données sont nécessaires. Le fait de disposer de données et de les comprendre peut faire toute la différence dans la victoire ou la défaite d’un candidat à une élection, la détermination de quantités de vaccins à livrer dans le monde entier, la capacité à rendre plus durables des chaînes d’approvisionnement, l’exécution de projets et la résolution de problèmes. Par ailleurs, il est essentiel de garantir la sécurité des données employées par les entreprises, les organismes publics et les consommateurs. Pour y parvenir, il est primordial qu’en tant que gestionnaires de programmes technologiques et de sécurité de grande envergure, nous soyons en mesure d’accéder aux données pertinentes et de les interpréter.
Chez Salesforce, nous gérons certains des programmes de sécurité les plus importants de notre secteur, qui impliquent des centaines de parties prenantes internes et des milliers de parties prenantes externes. La quantité de données produites par ces programmes est astronomique et difficilement interprétable par quiconque, à l’exception de quelques experts métier. C’est là que les analyses en temps réel et les sources d’informations uniques peuvent se révéler utiles.
Vos données répondent-elles aux bonnes questions ?
Que vos parties prenantes exercent des responsabilités, doivent rendre des comptes, soient consultées ou reçoivent simplement des informations, votre source d’informations unique doit répondre de manière fiable, avec le niveau de précision appropriée pour chaque membre de l’audience, à ces questions essentielles : Que s’est-il passé jusqu’à présent ? Quelle est la situation actuelle ? Quelles sont les prévisions pour l’avenir ? Voici les caractéristiques que doivent avoir vos données :
Une source d’informations fiables
La dégradation du signal (c’est-à-dire, la diminution de la qualité des données) est un phénomène se produisant non seulement dans le domaine des infrastructures réseau, mais aussi dans celui de la gestion de programme. Au fur et à mesure que le temps passe ou que les communications s’éloignent de la source originale, elles deviennent par nature moins précises. Le fait que toutes les parties s’accordent pour se fier à une source d’informations unique (par exemple, un tableau de bord) permet de collaborer en toute confiance, en particulier lorsque toutes les autres informations semblent contradictoires ou incomplètes.
Un historique de vos activités
Non seulement la qualité des données se dégrade avec le temps, mais les individus ont également tendance à oublier même les événements récents. Pour être efficace, un programme de gestion des données doit prévoir de façon régulière la réalisation de « clichés instantanés » exploitables des données, afin que l’historique de l’ensemble des activités soit enregistré, accessible et consultable.
Libre-service
Lorsque les données sont exhaustives et que les parties prenantes sont convaincues de leur exactitude, elles peuvent les exploiter via des solutions en libre-service. Nous constatons fréquemment que des experts métier deviennent indispensables à la réalisation de certains projets en raison de leurs connaissances sur le fonctionnement de leur entreprise et l’historique de ses activités. Ils savent pourquoi leur organisation opère ainsi et comment composer avec les complexités actuelles. Bien que cela ne soit pas de leur faute, ces experts sont à l’origine d’une situation où la réussite du programme repose intégralement sur leurs épaules, ce qui leur fait courir le risque de souffrir d’épuisement professionnel. Par conséquent, plus les parties prenantes pourront obtenir par elles-mêmes des réponses à leurs questions via des tableaux de bord ou des outils de données similaires accessibles en libre-service, plus le programme sera résilient.
Accessibles de manière asynchrone
Avec l’avènement du télétravail, la disponibilité et la précision des données asynchrones constituent des enjeux de taille. Les tableaux de bord de projet en temps réel apportent davantage de réactivité, car les collaborateurs n’ont pas besoin d’attendre d’assister à une réunion, de recevoir une réponse à un e-mail ou de croiser un collègue dans un couloir pour obtenir des informations.
Alors, comment mettre tout cela en œuvre afin de travailler plus efficacement et de prendre des décisions plus judicieuses ? Dans le cadre de la gestion de programme, il est possible d’utiliser un tableau de bord CRM Analytics en tant qu’outil de guidage. Conçu sur la plate-forme Salesforce, CRM Analytics peut vous aider à automatiser, à mettre à l’échelle et à visualiser vos données, ainsi qu’à en assurer la gouvernance et à fournir les informations adéquates aux acteurs pertinents en temps réel.
Mise en œuvre en situation réelle
Chez Salesforce, nous développons et améliorons en permanence notre infrastructure et nos services. Nous pouvons citer l’exemple de notre programme de migration d’applications, qui facilite la modernisation des infrastructures en procédant à la migration des organisations clientes (instances de Salesforce) depuis des environnements anciens vers des environnements modernes. De tels programmes de grande envergure peuvent rapidement devenir complexes à gérer, car ils impliquent de nombreuses parties prenantes appartenant à différentes équipes, notamment celles chargées des aspects juridiques, des contrats, de l’infrastructure, de l’assistance… et la liste est encore longue. Lors de l’élaboration de ce programme de migration, nous avons eu recours au processus suivant pour créer et adopter un tableau de bord de gestion.
- Coordination des parties prenantes : entre clarté et confusion, la frontière est mince. Cet état de fait est intrinsèquement lié aux questions auxquelles les parties prenantes attendent des réponses. Lorsqu’il y a trop de données, les renseignements recherchés peuvent être noyés au milieu d’informations superflues. S’il n’y a pas assez de données, il est tout simplement impossible de répondre aux demandes. Si les parties prenantes ne se mettent pas au diapason et ne font pas part de leur adhésion, le produit final finira tout simplement par être considéré comme un coût irrécupérable. Pour offrir de la clarté aux parties prenantes et faire en sorte qu’elles se coordonnent, il est utile de poser la question suivante : « De quelles informations, au minimum, ont besoin l’ensemble des parties prenantes pour disposer de la visibilité nécessaire à un suivi efficace de l’état actuel de la situation ? »
- Collecte de données : comment ces données vont-elles être collectées ? Chez Salesforce, nous nous servons, vous l’aurez deviné, d’une organisation Salesforce pour procéder au suivi des éléments de travail et des statuts. Votre organisation dispose peut-être de sources de données variées qu’elle souhaite combiner et intégrer à un seul ensemble de données pour assurer le suivi de toutes ces tâches. Les outils de gestion de données et d’extraction, de conversion et de chargement (ETL) inclus dans CRM Analytics peuvent vous aider à gérer des flux de données relativement complexes.
- Développement de tableaux de bord : nous avons élaboré des flux de données et des tableaux de bord mettant en évidence les calendriers, les tâches en instance, le travail effectué par rapport au travail planifié, les mises en attente, les éléments bloquants et les types de tâches uniques. Notre produit minimum viable a été étonnamment rapide à élaborer : il n’a fallu que quelques jours à un développeur pour le concevoir entièrement, et non des semaines ou des mois.
- Amélioration continue : le chef de projet doit continuellement mettre à jour et améliorer le tableau de bord au fil du temps et lorsque certaines décisions perdent de leur pertinence au regard de l’évolution de la situation. Commencez par avoir pour objectif d’élaborer un produit minimum viable. Une première version simple, voire imparfaite, du tableau de bord permet aux parties prenantes de prendre conscience de son intérêt alors que le projet prend de l’ampleur.
En l’absence d’éléments ordinaires, il ne faut pas s’attendre à trouver quoi que ce soit d’extraordinaire. Un tableau de bord d’exception ne fait au final que présenter un ensemble de données à première vue banales et rébarbatives qui sous-tendent votre projet. Prendre le temps d’élaborer votre tableau de bord avec précision sera pour vous synonyme de meilleures performances à l’avenir, car les responsables passeront moins de temps à transmettre des informations, à faire leurs rapports hebdomadaires et à adapter leur communication. Découvrez comment utiliser CRM Analytics pour résoudre vos difficultés liées à la réalisation d’analyses et à la gestion de programmes.