Erst sehen, dann glauben: Datenverwaltung und Visualisierung für umfangreiche Sicherheitsprogramme

In welcher Branche Sie auch tätig sind, Sie müssen auf Daten zugreifen können und sie verstehen, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Erfahren Sie, wie die Sicherheitsabteilung von Salesforce Analysen verwendet, um ein umfangreiches Programm zu verwalten und wie CRM Analytics auch in Ihrem Unternehmen dazu beitragen kann, dass die richtigen Informationen den richtigen Mitarbeitern in Echtzeit zur Verfügung stehen. 
Erst sehen, dann glauben: Datenverwaltung und Visualisierung für umfangreiche Sicherheitsprogramme

Für Entscheidungen werden Daten benötigt. Wahlerfolge und Wahlniederlagen, die Lieferung von Impfstoffen auf der ganzen Welt, nachhaltigere Lieferketten, der Abschluss von Projekten, die Lösung von Problemen – all dies basiert auf der Verfügbarkeit und dem Verständnis von Daten. Dabei ist der Schutz dieser Daten für Unternehmen, Behörden und Verbraucher gleichermaßen wichtig. Bei der Verwaltung umfangreicher Technologie- und Sicherheitsprogramme ist es von entscheidender Bedeutung, auf relevante Daten zugreifen und sie sinnvoll nutzen zu können.

Bei Salesforce verwalten wir einige der größten Sicherheitsprogramme der Branche mit Hunderten von internen und Tausenden von externen Beteiligten. Diese Programme generieren eine riesige Menge an Daten, mit denen nur eine Handvoll Experten etwas anfangen können. Hier können Echtzeitanalysen und eine einheitliche und zentrale Datenquelle, auf die sich alle verlassen können, helfen.

Beantworten Ihre Daten die richtigen Fragen?

Unabhängig davon, ob die Beteiligten Verantwortung tragen, rechenschaftspflichtig sind, eine beratende Funktion haben oder ihr Interesse an den Daten rein informativ ist – in jedem Fall sollte Ihre zentrale Datenquelle wichtige Fragen zuverlässig und genau beantworten: Wo waren wir vorher? Wo sind wir jetzt? Und wohin gehen wir? Folgendes sollte auf Ihre Daten zutreffen:

Eine Quelle der Wahrheit

Signalverschlechterung – eine Verringerung der Datenqualität – tritt nicht nur in Netzwerken auf, sondern auch beim Programm-Management. Je mehr Zeit vergeht oder je höher die Entfernung zur ursprünglichen Quelle ist, umso ungenauer wird die Kommunikation. Wenn sich alle Beteiligten auf eine einzige Quelle der Wahrheit (z. B. ein Dashboard) einigen, auf die sie sich verlassen, ist eine vertrauensvolle Zusammenarbeit möglich, insbesondere wenn alle anderen Informationen widersprüchlich oder unvollständig erscheinen. 

Aufschluss über den historischen Verlauf

Nicht nur Signale können schlechter werden, sondern auch unser Gedächtnis. Unter Umständen vergessen wir sogar Dinge, die sich erst kürzlich ereignet haben. Zu einem soliden Datenverwaltungsprogramm gehört, dass in regelmäßigen Abständen funktionale "Snapshots" erstellt werden. Dadurch kann der Verlauf der Arbeiten aufgezeichnet, abgerufen und visualisiert werden. 

Selbstbedienung

Wenn alle Daten vorhanden sind und die Beteiligten von ihrer Richtigkeit überzeugt sind, sollten die Beteiligten diese Daten selbstständig nutzen können. Häufig werden Spezialisten für ein Projekt unentbehrlich, weil sie alles über den Projektverlauf und das Unternehmen wissen. Sie wissen, warum die Dinge so sind, wie sie sind, und finden sich in den aktuellen komplexen Sachverhalten zurecht. Ohne eigenes Zutun werden diese Personen zum Dreh- und Angelpunkt, von dem der gesamte Erfolg des Programms abhängt. Dadurch werden sie anfällig für Burnout. Je mehr die Beteiligten ihre Fragen mit Dashboards oder ähnlichen Tools selbst beantworten können, desto stabiler ist ein Programm. 

Asynchrone Verfügbarkeit

In der heutigen Arbeitswelt, in der Mitarbeiter von überall aus arbeiten können, ist die asynchrone Verfügbarkeit genauer Daten unerlässlich. Projekt-Dashboards in Echtzeit verringern Verzögerungen, da die Mitarbeiter nicht mehr auf eine Besprechung, eine E-Mail-Antwort oder eine Unterhaltung auf dem Flur warten müssen.

Wie können Sie all das erreichen, um effizienter zu arbeiten und intelligentere Entscheidungen zu treffen? Ein CRM Analytics-Dashboard kann im Programm-Management als Orientierungshilfe verwendet werden. CRM Analytics ist in die Salesforce-Plattform nativ integriert und kann Ihnen helfen, Daten zu automatisieren, zu skalieren und zu visualisieren, die Kontrolle zu behalten und die richtigen Informationen in Echtzeit an die richtigen Personen weiterzuleiten. 

Ein Beispiel aus der Realität

Wir bei Salesforce arbeiten ständig an der Weiterentwicklung und Verbesserung unserer Infrastruktur und unserer Services. Ein Beispiel ist unser Programm zur Anwendungsmigration, das die Modernisierung der Infrastruktur erleichtert, indem Kundenorganisationen (Instanzen von Salesforce) von älteren auf moderne Umgebungen umgestellt werden. Solche große Programme können leicht schwerfällig werden, da zahlreiche Beteiligte aus vielen verschiedenen Teams einbezogen werden: Rechtsabteilung, Vertragswesen, Infrastruktur, Support usw. Bei diesem Migrationsprogramm haben wir den folgenden Prozess verwendet, um ein Dashboard für das Programm-Management zu erstellen und einzuführen. 

  • Erreichen einer Übereinstimmung zwischen allen Beteiligten: Zwischen Klarheit und Verwirrung liegt oft nur ein schmaler Grat. Alles hängt von den Fragen ab, auf die die Beteiligten eine Antwort suchen. Wenn es zu viele Daten gibt, kann die Wahrheit in der Masse der Details untergehen. Bei zu wenig Daten bleiben Abhängigkeiten verborgen. Ohne eine Übereinstimmung aller Beteiligten kann das Projekt leicht zur Fehlinvestition werden. Folgende Fragen sollten gestellt werden, um Klarheit und Übereinstimmung aller Beteiligten zu erreichen: Wie viel Informationen sind mindestens erforderlich, um allen Beteiligten die nötige Transparenz zu bieten, damit sie den aktuellen Status verfolgen können? 
  • Sammeln von Daten: Wie werden die Daten gesammelt? Bei Salesforce wird, wie Sie sicher schon erraten haben, eine Salesforce-Organisation verwendet, um Arbeitsaufgaben und deren Status zu verfolgen. Vielleicht verfügt Ihre Organisation über verschiedene Datenquellen, die Sie kombinieren und in einem Datenset zusammenfassen möchten, um die Arbeit zu verfolgen. ETL-Tools (Extract, Transform and Load – Extrahieren, Umwandeln und Laden), die in CRM Analytics enthalten sind, können bei komplexeren Datenflüssen helfen. 
  • Entwickeln von Dashboards: Für die Dashboards wurden Datenflüsse ausgearbeitet und es wurde ein Dashboard entwickelt, in dem Zeitpläne, Arbeitsrückstände, geplante und tatsächliche Arbeit, Wartezeiten, Hindernisse und eindeutige Arbeitstypen hervorgehoben werden. Das Produkt mit den Mindestfunktionen (Minimally Viable Product, MVP) war erstaunlich schnell fertig. Ein Entwickler konnte es in wenigen Tagen erstellen, nicht in Wochen oder Monaten. 
  • Kontinuierliche Verbesserung: Der Projektleiter sollte das Dashboard ständig aktualisieren und weiter verbessern, wenn im Laufe der Zeit frühere Entscheidungen durch aktuelle Ereignisse überholt werden. Beginnen Sie mit einem MVP als Ziel. Ein einfacher oder sogar unvollkommener erster Entwurf ermöglicht es den Beteiligten, den Mehrwert des Dashboards zu erkennen und zu beurteilen, während das Projekt sich weiterentwickelt. 

Wo das Gewöhnliche fehlt, sollten wir nicht erwarten, etwas Außergewöhnliches zu finden. Jedes außergewöhnliche Dashboard basiert auf einer Reihe von Datenelementen im Hintergrund, die banal und langweilig erscheinen. Wenn Sie bei jeder Aufgabe auf Genauigkeit achten, wird sich das in Zukunft auszahlen, da Manager weniger Zeit für die "Kommunikation nach oben", die Berichterstattung über den wöchentlichen Status und die Korrektur der Darstellung aufwenden müssen. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von CRM Analytics, um Herausforderungen bei Analysen und dem Programm-Management zu bewältigen.

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